ビジネスフォンの使い方完全ガイド｜外線・内線・転送・保留の基本操作と便利機能｜IoTBiz

ビジネスフォンの使い方完全ガイド｜外線・内線・転送・保留の基本操作と便利機能

クラウド

2025-03-19

4min

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この記事では、ビジネスフォンの基本的な機能である外線・内線・転送・保留の使い方から自動音声応答やボイスボット等の便利機能までビジネスフォンを触ったことが無い方でもわかりやすいように詳しく紹介しています。

ビジネスフォンとは？ビジネスフォンと一般電話機の違いビジネスフォンの仕組みと特徴ビジネスフォンの基本的な使い方外線のかけ方・受け方内線のかけ方・受け方保留の方法保留の便利機能パーク保留転送の方法短縮ダイヤル・リダイヤル機能ビジネスフォンの便利機能電話帳会議通話機能不在メッセージ機能不応答返答機能自動音声応答（IVR）・ACD 自動応答機能（ボイスボット）クラウドPBXとビジネスフォンの違いまとめ

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、内線、外線、転送、保留等業務で使える様々な機能を搭載した多機能電話機です。社員同士が簡単に電話をつなげられることで業務効率化に大きく役立ちます。

ビジネスフォンと一般電話機の違い

ビジネスフォンは一般（家庭用）電話機と違い複数回線の共有が可能で、誰かが通話中に着信があっても同時に電話をとることができます。また、内線同士の通話は基本無料となっています。

ビジネスフォンの仕組みと特徴

ビジネスフォンは主装置と専用電話機からなり、主装置によって内線と外線、または内線同士が接続され、内線、外線、転送、保留等の機能が利用できるようになっています。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンの基本的な使い方を確認していきます。

外線のかけ方・受け方

自社のネットワーク外の相手との電話を外線と呼びます。ここでは、外線の電話の手順を確認していきます。

・外線をかける手順

外線をかける場合はまず受話器をとり、現在利用可能な外線ボタンを押した後、掛けたい相手の電話番号を入力します。どの外線が空いているかはボタンの色で判別可能です。利用可能な外線の数は契約によって異なります。

・外線の受け方

外線の受け方は機種により異なりますが、一般的には電話がかかってくると外線のボタンが点滅するのでボタンを押した後に受話器をとると受けることができます。

内線のかけ方・受け方

自社内の敷設された回線を使った通話を内線と言います。内線の通話のかけ方・受け方を紹介していきます。

・内線をかける手順

まず受話器をとった後、掛けたい相手の内線番号をダイヤルします。

基本的には受話器をとるだけで内線通話が使えますが、もし内線通話にならない場合は内線ボタンを押します。

・内線の受け方

内線で呼び出しがあった場合は受話器をとるだけで電話を受けることができます。

保留の方法

・保留

保留とは、一時的に通話を中断できる機能で、他部署への取次等で使用します。

保留にしている間は音楽が流れ、こちらの音声は聞こえません。

保留の手順

保留にするには通話中に保留ボタンを押して受話器を置きます。

保留の解除の手順

1.保留にした本人がそのままもう一度出る場合

受話器を取ってから保留ボタンをもう一度押します。

保留の便利機能パーク保留

保留にはパーク保留と呼ばれる便利な保留機能があります。パーク保留はパーク保留ボタンと呼ばれる電話機に取り付けられた専用のボタンを押して保留します。その後どの電話機からでも同じパーク保留ボタンを押せば保留が解除され電話を取り次げます。一々転送せずに通話を引き継げるため、同じ部署、グループ内での業務をスムーズにします。

転送の方法

・転送

転送は、かかってきた電話を他の回線に転送する機能です。社内の違うフロアの担当者に取り次ぐ場合等に使用します。

転送する場合にはまず転送ボタンを押し、その後転送したい内線の番号をダイヤルします。内線が繋がったら転送する旨を伝え、受話器を置くと自動的に転送されます。

・転送をキャンセルする方法

もし転送をキャンセルしたい場合は、現在使用中の外線ボタンを押すことで転送が取り消されます。

短縮ダイヤル・リダイヤル機能

・短縮ダイヤルの登録と利用

短縮ダイヤルはよく使う電話番号に2〜4桁の数字を割り振っておくことで、電話番号を全て入力しなくても短い数字で電話を掛けられる機能です。

短縮ダイヤルの登録には会社全体での登録や端末ごとの設定があり、必要に応じた使い分けが可能です。

掛ける時はあらかじめ設定した番号をダイヤルすることで発信できます。

・ワンタッチダイヤル機能

ワンタッチダイヤル機能はビジネスフォンのボタンに電話番号を割り当て、ボタンを押すだけで決められた電話番号に発信できる機能です。

ワンタッチダイヤルはボタンを押すだけで良いため短縮ダイヤルよりも素早く発信できます。

短縮ダイヤルとの違いとしてはビジネスフォンにあるボタンの数までしか登録できず、端末ごとの個別設定のみで共有ができない点が挙げられます。

・リダイヤル発信の活用方法

リダイヤル発信とは過去にかけたことのある場合に発信することができる機能です。

リダイヤルボタンを押した後、番号履歴がでるので掛けたい番号を十字キーで選択することでリダイヤルすることができます。

ビジネスフォンの便利機能

電話帳

■電話帳の種類

1.共通電話帳

全端末に共有される電話帳です。管理権限のある親機から電話番号を登録できます。

2.個別電話帳

特定の端末ごとに登録する電話帳です。登録した情報は他の電話機では利用できません。

3.Web電話帳

クラウド上に登録する電話帳です。登録したデータが端末ではなくサーバー上に保存されるため共有が簡単な他、端末が紛失・故障した場合にもデータが失われません。スマホでも利用できます。

会議通話機能

会議通話機能は複数人で同時に通話できる機能です。

不在メッセージ機能

不在メッセージ機能とは、離席中にかかってきた内線の着信に対して設定しておいたメッセージを表示し、相手に不在の時間等を伝える機能です。あらかじめいくつかの定型文が用意されており、数字の部分だけ設定時に入力します。定型文は以下のようなものがあります。（例:NEC Aspire）

01　□□：□□ ﾏﾃﾞｶｲｷﾞ

02　ｶｲｷﾞｼﾂ ######## ﾆｲﾏｽ

03　ｶﾞｲｼｭﾂ □□：□□ ﾆｷｼｬﾖﾃｲ

04　ｶﾞｲｼｭﾂ ###########　ﾆﾚﾝﾗｸ

05　□□：□□ ﾏﾃﾞﾃﾞﾝﾜﾆﾃﾞﾗﾚﾏｾﾝ

06　□□：□□ ﾏﾃﾞｷｭｳｹｲ

07　△△/△△ ﾏﾃﾞｼｭｯﾁｮｳﾁｭｳ

08　ｼｭｯﾁｮｳﾁｭｳ ##########

09　ｷﾀｸｼﾏｼﾀ

10　Eﾒｰﾙﾆﾚﾝﾗｸｼﾃｸﾀﾞｻｲ

h3不在転送機能

不在転送は、離籍中の着信をあらかじめ設定しておいた内線か携帯番号に転送できる機能です。

転送設定をする手順

1.受話器を上げる

2.機種ごとに設定されている不在転送機能の番号を入力する

2́.もし外線を設定したい場合外線特番を入力する（内線の場合はそのまま）

3.転送したい内線もしくは携帯電話の番号を入力する

4.受話器を下す

不応答返答機能

不応答返答機能はかかってきた電話に対して一定時間コールに出ることができなかった場合に設定していた内線番号に転送する機能です。不在転送機能や不在メッセージ機能は有効にしている間すべての電話が転送されてしまいますが、不応答返答機能では出られなかった電話だけを転送するため一時的な離席等にも対応できます。

自動音声応答（IVR）・ACD

自動音声応答（IVR）は○○の場合は1番□□の場合は2番のように相手に対し質問をし番号で回答してもらうシステムです。自動音声応答（IVR）によって発信者の要件や情報を確認した上で適切な担当者が事前に要件を把握している状態で応対できるなど業務の効率化を図ることができます。

導入には専用の装置を主装置に設置する他、クラウドで利用できるサービスもあります。

ACD

ACDとはAutomatic Call Distributorの略称で、かかってきた電話をルールに基づいて適切に分配する機能です。オペレーターにつながるまでの間の待ち時間でのガイダンス、待機中のオペレーターに優先的に割り振る、自動音声応答（IVR）で得られた情報を元に、最も適切なスキルを持つオペレーターに繋ぐ等の機能があります。

自動応答機能（ボイスボット）

自動応答機能とはAIが自動で対応するサービスでボイスボットとも呼ばれます。基本は全てAIが対応し、AIで対応できなかった場合に限り人が対応します。通話履歴は保存されるため後からの確認も可能です。

自動応答機能は最初はマニュアルを設定する必要があり、より多くの会話パターンを覚えさせるほど精度が高まります、またAIには学習能力があるため経験を積めば積むほど精度の高い回答ができます。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

クラウドPBXとは、ビジネスフォンの主装置をクラウド上に用意することで実際に装置を設置せずに利用できるサービスです。主装置が必要ない分初期費用が抑えられる他、オンラインで接続するためスマホやパソコンでも据え置きの電話機と同じように利用でき、社外にいるときや営業の外回り中でも使用できます。異なる拠点やリモートワーク中の社員とも気軽に電話を共有できる環境を実現できます。

クラウドPBXのメリット・デメリットをまとめると次のとおりになります。

メリット

・主装置を設置するコストがいらない

・配線工事がいらないため導入が早い

・最初からスマートフォン・PC等でも接続可能

・機能の追加拡張が簡単

デメリット

・通常のビジネスフォンに比べてセキュリティが弱い場合がある

・通話の音質がクラウドサーバーとの接続状況によって左右される

クラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

クラウドPBXの初期費用や月額費用はいくらかかる？相場や選ぶポイントについて解説